Orienteringsskriv om Styreverv

Organisatorisk Nestleder

Som organisatorisk nestleder i studentteateret er du ansvarlig for at organisasjonen er ryddig innad og utad. Dette innebærer følgende delmål:

1) Øke fokus på organisasjonen innad og utad

  • Dette vil si at du skal fokusere på at alle i organisasjonen er bevisste på sine roller og at jobber blir gjort. Dette gjelder ordinære medlemmer så vel som styret og Kunstnerisk Råd. Du skal holde orden på kontoret, Immaturuslageret og de elektroniske lagringssystemene som PC og Google Disc. Du skal også opprettholde god kommunikasjon med Immaturus sine samarbeidspartnere, der i blant Kvarteret og UiB

2) Øke administrativ kompetanse med fokus på rapportering og dokumentering

  • Mer organisering, skrive og passe på at rapporter blir tatt vare på. Arkivere og dokumentere det som er verdt å ta vare på og bli kvitt det som ikke er verdt å ta vare på samt informere styret om relevante kurs som kan være til nytte for deres verv. Disse vil du som oftest få tilsendt tilbud om på mail.

3) Ivareta medlemmers interesse gjennom hele semesteret

  • Som nestleder er du også tillitsvalgt og har taushetsplikt. Dette betyr at du er et ansikt som trenger å være tydelig for medlemsmassen. Introduser deg for så mange du klarer, kom på arrangementer og vær tydelig på din rolle slik at folk vet at du er noen det går an å snakke med. Pass på at ingen faller utenfor styrets fokus og våg å være en konfliktløser dersom dette skulle trenges, også innad i styret.

4) Kjenn organisasjonen og jobb for å gjøre den bedre på lang sikt

  • Forsøk til beste evne å gjøre deg kjent med alle verv, alle grupper, alle produksjoner og jobb med forslag og måter ting kan forbedres til fremtiden. Du har også ansvar for å ha midtveisevalueringer med hovedproduksjonen for å passe på at alt går som det skal der og plukke opp eventuelle problemer mens de fremdeles kan fikses.

5) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som nestleder er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

Produksjonsansvarlig

Som produksjonsansvarlig skal du styrke det administrative leddet i produksjonene i Immaturus ved å ha en veiledende og opplærende funksjon for produksjonsleder, og være kontaktpersonen mellom styret og produksjonene. Dette innebærer følgende delmål:

1) Finne og rekruttere aktuelle kandidater til produksjonsledervervet.

  • Det er ditt ansvar å finne produksjonsledere til hovedproduksjonene. Her kan du rekruttere innad i organisasjonen eller finne noen utenfra, bruk magefølelsen og tenk smart. Informer og etterlys.

2) Veilede produksjonsleder gjennom produksjonsprosessen

  • Svar på eventuelle spørsmål, vær tilgjengelig, gi god opplæring og ha møter. Hjelp til med å søke økonomisk støtte til produksjonen og rapporteringen ved slutten av produksjonen. Pass på at produksjonsleder lager en god plan fot get-in og tech-week.

3) Presentere regissør og produksjonsleder for organisasjonen og prosjektstyring i Immaturus.

  • Gi regissør og produksjonsleder en innføring i organisasjonen og forklar de ulike retningslinjene og reglene som kommer ved å sette opp en produksjon i Immaturus. Pass også på at regissør og produksjonsleder skriver under kontraktene sine og følg opp at alle medvirkende i produksjonen skriver under medlemskontrakt og produksjonskontrakt.

4) Koordinering mellom styret, KR og produksjonen

  • Sett opp møter tidlig i produksjonen og sørg for at viktige produksjonsverv har alle verktøy til å opprettholde god kommunikasjon innad i produksjonen og ut mot styret og KR.

5) Kunnskapsoverføring

  • Etter produksjonen er ferdig skal du planlegge et evalueringsmøte der alle deltakende i produksjonen skal diskutere i plenum hva som fungerte og ikke fungerte. Tegn opp en dagsorden for møtet, finn passende dato, book rom og kall inn alle parter som har bidradd i produksjonen inkludert teatersjef og medvirkende fra KR.

6) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som produksjonsansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

PR-Ansvarlig

Som PR-ansvarlig skal du Arbeide oversiktlig og organisert med markedsføring, og sikre at PR blir sett og oppdaget av det lokale studentmiljøet. Dette innebærer følgende delmål:

1) Ha en aktiv og god kommunikasjon med produksjonene, KR/Teatersjef og eventuelt gruppene

  • Du skal sette opp møter med PR-ansvarlig i produksjonene å passe på at de har alle de nødvendige verktøyene for å gjøre jobben sin, samt sette frister for plakater og program. Disse fristene skal også settes for resten av Immaturus sine engasjement som gruppene om de skal ha forestillinger, åpen scene, poesiaften m.m. Husk også å informere styret og KR om disse fristene slik at de kan godkjenne plakater før de sendes i trykken. Pass på at alle som trenger det har tilgang til Immaturus sosiale medier.

2) God kontakt med de sosiale medier

  • Pass på å oppdatere Immaturus sosiale medier regelmessig og at alle forestillinger og lignende oppretter facebookarrangement under Immaturus sin facebookside. Du er ansvarlig for et helhetlig bilde av organisasjonen og skal sørge for at alt Immaturusrelatert kommer fra samme kilde.

3) Lage en klar og solid markedsplan

  • Sponsorarbeid. Kommunikasjon med ulike studentaviser og lignende. Sett frister for plakater, få oversikt over utgivelsesdatoer for aktuelle aviser o.l. Vær kreativ og prøv å finne på nye måter å synliggjøre Immaturus.

4) Hjemmesiden

  • Oppdater og forbedre hjemmesiden regelmessig.

5) Samarbeid med dorgene og Kvartere

  • Delta på PR-forum og lignende og oppretthold god kontakt med Kvarteret samt de andre dorgene på alt PR-relatert.

6) Opprettholde PR-gruppen og vær en tydelig leder

  • Som PR-ansvarlig får du en PR-gruppe. Det er ditt ansvar å finne eller ta imot interesserte medlemmer og passe på å delegere ansvar til disse. Hold god kontakt med disse gjennom semesteret og vis at du er en tydelig leder som kan svare på spørsmål og gi arbeidsoppgaver og ansvarsområder.

7) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som PR-ansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

Gruppeansvarlig

Gruppeansvarlig skal være et bindeledd mellom gruppene og styret. Dette innebærer følgende delmål:

1) Heve gruppeledernes kompetanse, både som ledere av sine grupper og rundt arrangering av arrangement på Kvarteret.

  • Du skal være en tydelig person for gruppelederne. Forsøke å holde minst tre gruppeledermøter og å gå innom hver gruppe minst tre ganger i løpet av et semester. Du skal hjelpe til med å planlegge og arrangere arrangementer, holde gruppeledermiddag, og passe på at gruppelederne skriver under kontrakt og lager semesterplaner.

2) Hjelpe KR med mikroprosjekt ved behov.

  • Om arbeidsmengden skulle bli for stor for KR skal du hjelpe til med mikroprosjekt.

3) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som gruppeansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

Arrangementsansvarlig

Arrangementsansvarlig skal sørge for at arrangement gjennomføres på en god måte. Dette innebærer følgende delmål:

1) Sørge for at alt teknisk utstyr er på rett sted til rett tid

  • Hold en god dialog med KRAFT gjennom hele semesteret og pass på at de får innsendt rider i god forkant før vi skal ha arrangement.

2) Ha oversikt over alle Immaturus’ arrangementer

  • Sørg for å booke rom til alle Immaturs’ arrangement og at det går i boks, samt at KRAFT får informasjon om når vi skal ha arrangement så snart du har datoene for det. Du skal også være ansvarlig for at de som skal stå i bar får opplæring og å sette opp barlisten.

3) Sørge for tilstrekkelig ansvarsfordeling og baropplæring av styret og KR

  • Pass på at alle i styret og KR får bar og HA opplæring og fordel ansvaret om hvem som skal være HA på arrangement. Pass på at HA dukker opp og gir de som skal stå i bar baropplæring før arrangementer.

4) Sørge for godt samarbeid med andre i styret

  • Samarbeid med andre i styret om ulike ting som kan oppstå. For eksempel sette datoer for arrangement med gruppeansvarlig og dato for facebookevent med PR-ansvarlig.

5) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som arrangementsansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

Økonomiansvarlig

Som økonomiansvarlig skal du ha kontroll og oversikt over samt ansvar for organisasjonens økonomi. Dette innebærer følgende delmål:

1) Pass på at Immaturus ikke tar seg vann over hode kostnadsmessig

  • Ikke vær redd for å si nei om det er nødvendig.

2) Styrke Immaturus sin økonomistyring

  • Hold orden i økonomien og vær alltid på utkikk etter nye inntektskilder eller kostnadskutt. Pass på at de som legger ut får penger refundert så raskt som mulig og jobb med muligheter for at det ikke skal bli nødvendig å legge ut. Pass på å ha midler tilgjengelig til produksjoner og forsøk å sette opp en plan for sparing. Husk å informere styret ukentlig om den økonomiske situasjonen.

3) Produksjonene

  • Godkjenn og pass på at budsjett til produksjon er klart raskt og sørg for at produksjonsleder får en ledende hånd når det kommer til økonomien.

4) Fremme Immaturus økonomiske interesser utad

  • Dra på Velferdstingets budsjettmøte og pass på at Immaturus får de midlene de trenger fra Kulturstyret.

5) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som økonomiansvarlig er det ditt ansvar å ferdigstille alt arbeid knyttet til inneværende semester før nestemann tar over for så å lære opp nestemann slik at han eller hun kan stå på så stødige ben som mulig når de tar over.

Medlemsansvarlig

Som medlemsansvarlig skal du holde orden på medlemsmassen, lage pliktlister og skrive referat på styremøtene samt være en synlig og naturlig kontaktperson for alle medlemmer. Dette innebærer følgende delmål:

1) Rask signering av medlemskap og innbetaling av medlemsavgift

  • Pass på at alle skriver kontrakt. Ta deg turer innom grupper og produksjoner for å gi folk muligheten til å tegne medlemskap og hold en tett dialog med økonomiansvarlig for å sørge for at folk betaler. Du har også ansvar for å skaffe og dele ut medlemsbevis, disse må du være strenge med frem til folk har betalt.

2) Medlemsoppfølging og informer medlemmer om plikter og rettigheter når de signerer kontrakt

  • Pass på at medlemmene er registrert der de skal og med i de gruppene de skal være med i, samt at de blir informert om plikter som barvakt samt rettigheter og fordeler med et Immaturusmedlemsskap.

3) Vær en synlig og naturlig kontaktperson for alle medlemmene i Immaturus

  • Som medlemsansvarlig har du, sammen med nestleder, tillitsverv og taushetsplikt innad i organisasjonen. Vær tydelig på at du er en person man kan snakke med og samarbeid med nestleder om hvem som skal håndtere konflikter og lignende.

4) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som medlemsansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

Presseansvarlig

Som Presseansvarlig skal du arbeide oversiktlig og kontinuerlig for at informasjon og arrangementer som omhandler Immaturus skal bli sendt ut til ulike medium som for eksempel aviser, nettaviser, teater og diverse andre «teaterforum». Dette innebærer følgende delmål:

1) Ha en god oversikt og kommunikasjon med de ulike gruppene, produksjonene, styret og KR

  • Send ut pressemeldinger, delta på møter, få greie på frister og involver deg selv i prosessen med plakater og program.

2) Sørge for at sosiale medier er oppdatert

  • Hjelp PR-ansvarlig med å oppdatere hjemmesiden og de sosiale mediene regelmessig.

3) Vær med på utformingen av markedsføringsstrategi og markedsplan

  • Hjelp til med oppretting av facebookevents. Vær kreativ å prøv å komme på nye måter å gjøre Immaturus synlig.

4) Knytt kontakter i media

  • Prøv å opprette kontakt med ulike personer i media (journalister, redaktører o.l.) Sørg for at det opprettholdes god kontakt med studentkanalene og jobba aktivt med å få Immaturus frem i nye og gamle mediakilder.

5) Avslutning av verv

  • Når du er ferdig som presseansvarlig er det ditt ansvar å lære opp nestemann og passe på at den personen er så klar som den kan bli når han eller hun tar over vervet ditt.

 

Leave a Reply